İşletmeler, ticari faaliyetlerini yerine getirirken; yiyecek, içecek başta olmak üzere ,temizlik malzemesi, kırtasiye, bilgisayar sarf malzemesi vb. birtakım giderler yaparlar. Yapılan bu giderler karşılığında da, yazarkasa fişi ya da fatura alırlar. Alınan yazar kaşa fişi ya da faturalar muhasebeleştirilerek, vergi matrahından düşülür ve aynı zamanda üzerindeki Katma Değer Vergisi (KDV) indirim konusu yapılır.
Ticari ilişkilerde iki taraf söz konusudur; satıcı ve alıcı.
Satıcılar, yapılan işlem karşılığında yazarkasa fişi ya da fatura düzenlerler. 1.1.2013 tarihinden itibaren 800 TL’yi geçen işlemlerde fatura düzenlenmesi zorunludur. Ancak, alışverişi yapan iki tarafında tüccar olması durumunda kurallar değişiyor.
Vergi Usul Kanunu (VUK) Madde 232’ye göre, Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancıbasit usulde tespit edilenlerle, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler; yine birinci ve ikinci sınıf tüccarlara, serbest meslek erbabına, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlara, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere ve vergiden muaf esnafa, sattıkları emtia veya yaptıkları işler için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak mecburiyetindedirler.
Söz konusu düzenlemeye göre ticari ilişkinin her iki tarafı da tüccar olursa, yapılan işin bedeli ne olursa olsun her iki taraf da fatura vermek ve almak zorundadır. VUK 167 No’lu Tebliğde de aynı konuya değinilmiş ve bunlar için perakende satış fişlerinin geçerli olmayacağı açıklanmıştır.
Pratik hayatta yapılan her işlem için fatura düzenlenmesi ya da istenmesi mümkün olmadığından bu konuda bazı istisnalar getirilmiştir.
VUK 204 Sıra no’lu Genel Tebliğler ile yapılan düzenleme sonucu mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin olarak işyerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın aldıkları ve bedeli fatura düzenleme mecburiyetini belirleyen kanuni haddi aşmayan mal ve hizmet bedelleri için düzenlenen yazarkasa fişlerinin gider belgesi olarak kabul edileceği belirtilmiştir. Söz konusu giderler, kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi giderler olarak belirtilmiştir.
Sonuç olarak, işyerlerine yapılan genel giderler karşılığı fatura alınması zorunludur. Ancak, ticari faaliyetle ilgili olması ve işyerinde kullanılması şartıyla kırtasiye, büro ve temizlik maddeleri için alınan yazarkasa fişleri de gider olarak kabul edilecek ve KDV indirim konusu yapılacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken çok önemli bir husus var; şirket çalışanları özellikle şehir içi ve şehir dışı seyahatler esnasında yapılan giderler karşılığı yazar kasa fişi almaktadırlar. Bu fişler de gider olarak kaydedilip hem vergiden düşülmekte hem de KDV’leri indirim konusu yapılmaktadır. Kanunda açık bir şekilde düzenlenmiş; bu işlemler dolayısı ile fatura alınması zorunludur, yazarkasa fişleri geçersizdir ve KDV’ler indirim konusu yapılamaz.
Bir denetleme esnasında vergi ve KDV açısından cezalı duruma düşmemeniz için yazarkasa fişi değil fatura almak zorunda olduğunuzu unutmayın.