Bugün cumartesi… Siyaset yerine biraz da insani mevzulardan söz edelim mi? Son günlerde en çok neye kızıyorum biliyor musunuz? Hayır aklınıza ilk gelene değil. Aklınıza ilk geleni yazarsanız da sevinirim ayrıca…
En çok kızdığım whatsapp hesaplarında “meşgul” yazanlarla, telefonunu başkasına verip “beyefendi, hanımefendi toplantıda meşgul” dedirtenler. Geçmişte telefon rehberimde temizlik yaptığımı söylemiştim. Böyle yapanları da yakında rehberimden siliyorum… Haberleri olsun şimdiden yani..
Koltukta boş boş oturduğu halde, sırf hazırlanmaya üşendiği için ne yapıyorsun diye sorduklarında “meşgulüm” diyenler de başka bir âlem.
Elbette sıkıcı bir konuda konuşan birine bir şey sormasın diye anlattığı şeyi dinliyormuş gibi yapanlara da en az sıkıcı konuşanlara kızdığım kadar kızıyorum.
Ayıp olmasın diye çağırdığı arkadaşının geleceğini söylediğinde, gelmesin diye planın tarihi değiştirenlerden ise nefret ediyorum. Bunlara toplantı meşguliyeti uyduranlara iki misli…
Zaten bugünkü asıl mevzumuz toplantı deliliği…
Geçenlerde HBT’de okudum. Toplantılar yaşamımızın ayrılmaz bir parçası, ama bu kadar çok toplantı gerekli mi? Konuya işaret eden ilk önemli çalışma, Dr. Bergman tarafından New EnglandJournal of Medicine isimli ünlü tıp dergisinde 1994 yılında yayınlanmış. İlk kez “toplantı çılgınlığı” ya da orijinal ismi ile “meeting-mania” sözcüğü bu makalede bilimsel anlamda tartışılmış.
HBT Dergisi’nden Mustafa Çetiner’in yazısından altını çizdiklerimle devam ediyorum:
Kanımca “Calendar” uygulamaları, “Power Point” sunumlar, fiyakalı grafikler, her gün gelişen teknolojik olanaklar ve beyaz yakalıların giderek artan sahne merakı da bu toplantı deliliğini körüklüyor. Yani sizleri dinleyen insanların karşısında elinizde “pointer”, LCD ekrana yansıttığınız rengarenk grafiklerin üzerine yeşil-kırmızı “pointer” ışığını düşürerek takındığımız “dünyayı kurtaran adam” pozları...
Aslında “toplantı” dediğimiz biraz da karşılıklı konuşma değil mi, mesela kahve aralarında, yemek sırasında, akşam eve dönerken, mesela telefonla da yapılamaz mı? Yani demem o ki; “Power Point” uygulamasına ne kadar gereksinimimiz var? Yani söyleyeceklerimizi süslü-püslü sunumlar olmadan da anlatamaz mıyız? Yani; ekran başında bu sunumları hazırlamak için saatler geçirmek zorunda olmak ne kadar gerekli?
Belki de beklediğimiz şu: Mükemmel bir sunumdu, teşekkürler...
Bir de “ego tatmini” sorununun altını çizenler var. Diyorlar ki; bu toplantılarda bazıları kendilerini öne çıkartmaya çalışarak asıl sorunu çözmek yerine “nasıl önemli biri” olduğunu kanıtlamanın derdine düşüyor. Yani dert sorunlarımızı çözelim derdi değil, basbayağı “horoz dövüşü...”
Yapılan çalışmalar, 40 saatlik haftalık mesai yapan beyaz yakalıların ortalama 22.5 saatlerini toplantılar ile geçirdiğini gösteriyor.
***
Dağıtmayalım konuyu ve yine gelelim yeniden Bergman’ın 1994 yılında yayımladığı yazısına.
Diyor ki: Bırakın insanlar sabahları günlük işlerini yapsınlar, öğlen yemeğinden önce toplanmayın. Toplantı sürenizi azaltın, hatta 15 dakikaya kadar indirmeye çalışın. Toplantı birilerinin sunum yapması ile geçmesin, interaktif olsun, herkes konuşsun.
Dahası var, gündem net olsun, az konuşulsun, karar alınabilsin, süre asla aşılmasın, olabildiğince az ve doğru insanlar toplantıya çağrılsın. Konumlar, makamlar, unvanlar düşünülerek davet edilen insanlar verimliliği artırmıyor.
Yani acaba çağırmalı mı, çağırmazsam bozulur mu gibi takıntılarınızdan kurtulun. Unutmamak lazım, yarım saatlik bir toplantıya 10 kişinin katılması 5 saatlik iş gücü kaybıdır. Bana sorarsanız “az toplantı”, “az insanla toplantı”, “kısa toplantı” ve eğer mümkünse “hiç toplantı” her zaman iyidir. Toplantı aralarında iş değil, iş aralarında toplantı yapmak lazım.